Portefeuille Secretaris

• Het bewaken van de Statuten / Huishoudelijk Reglement / procedures
• Algemene Ledenvergadering: data voorstellen, opstellen concept-agenda
• Het bijhouden van de ledenadministratie, alsmede het adressenbestand (inclusief relaties), zowel de post- als emailadressen
• Het bijhouden van de bestaande dropbox
• Bestuursvergaderingen: data voorstellen, opstellen concept-agenda
• Notuleren van bestuursvergaderingen (inclusief opstellen actiepuntenlijst en besluitenlijst), als dat niet wordt ingevuld met professionele assistentie
• Notuleren van algemene ledenvergaderingen, als dat niet wordt ingevuld met professionele assistentie
• De eindversie van alle bestuursstukken (notulen, actiepuntenlijst en besluitenlijst) controleren, indien het notuleren wordt ingevuld met professionele assistentie.
• Het, naast de voorzitter, zijn van aanspreekpunt van de vereniging
• Het opstellen van het jaarverslag ten behoeve van de algemene ledenvergadering.
• Het verzorgen en archiveren van de correspondentie van de vereniging
• Medeverantwoordelijk voor het opstellen van de visie en de formulering van de beleidsdoelen van de vereniging, het uitdragen van die visie en het realiseren van de beleidsdoelen
• Medeverantwoordelijk voor het opstellen en het uitvoeren van het beleidsplan van de vereniging
• Het onderhouden van contacten met diverse lokale, regionale en landelijke sportorganisaties, zowel van overheden als niet-overheden
• Huldigingsbeleid:
  • het voorbereiden van het uitreiken van de gemeentelijke sportspelden
  • het, deels in samenspraak met de daartoe bestaande jury, voorbereiden van het uitreiken van de binnen de Sportraad bestaande onderscheidingen
  • Verantwoordelijk voor het tijdig beschikbaar hebben van de diverse sportprijzen, beeldjes, oorkondes, sportspelden, bloemen
  • Medeverantwoordelijk voor de website en de eventuele (digitale) nieuwsbrief van de vereniging
• Mutaties inschrijving in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel (waaronder met name in- en uitschrijving van bestuursleden)
• Het zorgdragen voor de opstelling en het bewaken van contracten.

Overige portefeuilles